Polityka prywatności

Kto odpowiada za dane

W zakresie danych konta, bezpieczeństwa serwisu, rozliczeń i kontaktu operatorem jest Michał Mietliński SLUG IT. Kontakt: michal@mietlinski.pl, Pałucka 29, 60-604 Poznań.

W odniesieniu do danych zawartych w fakturach i danych kontrahentów przetwarzanych na polecenie firmy korzystającej z platformy role stron mogą zależeć od konkretnej relacji prawnej. Organizacja korzystająca z Usługi pozostaje odpowiedzialna za posiadanie podstawy do przetwarzania danych swoich kontrahentów i użytkowników.

Jakie dane przetwarzamy

Są to przede wszystkim adres e-mail użytkownika, przynależność do firmy i role, dane firmy i kontrahentów, treść faktur i ich pozycje, kategorie, dane techniczne integracji KSeF, informacje o udostępnieniach, dziennik istotnych operacji, informacje o przypisanym pakiecie i dacie rozpoczęcia korzystania oraz dane techniczne potrzebne do bezpieczeństwa, takie jak adres IP i informacje o przeglądarce.

Jeżeli w przyszłości zostaną uruchomione odpłatne pakiety, system może również przechowywać dane potrzebne do rozliczeń, takie jak identyfikator płatności lub klienta u operatora płatności, status płatności, okres rozliczeniowy, kwota i waluta. fv.converts.ninja nie zakłada przechowywania pełnych danych kart płatniczych; zakres danych będzie zależał od wybranego operatora płatności.

Po włączeniu powiadomień przetwarzamy także podany numer telefonu lub adres e-mail, ustawione warunki monitorowania, historię techniczną wysyłki oraz wykorzystanie miesięcznego limitu SMS.

Po co

Dane są wykorzystywane do świadczenia Usługi, uwierzytelniania, obsługi KSeF, prowadzenia historii operacji, rejestrowania okresu korzystania z pakietu, ochrony przed nadużyciami, obsługi zgłoszeń, utrzymania bezpieczeństwa, dochodzenia lub obrony roszczeń oraz wykonywania obowiązków prawnych. Dane rozliczeniowe będą przetwarzane dopiero wtedy, gdy zostanie uruchomiona funkcja odpłatnych pakietów lub inna rzeczywista płatność wymagająca ich przetwarzania.

W dzienniku operacji zapisujemy również osiągnięcie podstawowych etapów rozpoczęcia pracy, np. otwarcie demo albo rozpoczęcie konfiguracji KSeF. Służy to wykrywaniu miejsc, w których konfiguracja sprawia trudność. Pomiar nie zawiera treści dokumentów ani danych dostępowych KSeF i nie jest przekazywany do zewnętrznej usługi analitycznej.

Minimalizacja danych

Każda funkcja korzysta wyłącznie z danych potrzebnych do wykonania danego zadania. Mechanizm podpowiedzi kategorii nie otrzymuje sekretów KSeF ani bezpośredniego dostępu do całej bazy danych.

Pliki cookie i podobne mechanizmy

Serwis używa plików cookie niezbędnych do bezpiecznego logowania, ochrony formularzy i zapamiętania ustawień prywatności. Te mechanizmy są potrzebne do świadczenia usługi i nie służą do reklamy ani śledzenia użytkownika pomiędzy witrynami.

W tej wersji nie uruchamiamy reklamowych ani zewnętrznych analitycznych plików cookie. Jeżeli w przyszłości pojawi się opcjonalny pomiar użycia, pozostanie wyłączony do czasu wyraźnej zgody. Zgodę będzie można odmówić lub wycofać w każdej chwili przez link „Ustawienia cookies” w stopce, bez utraty dostępu do serwisu.

Identyfikacja banku po rachunku

Po wpisaniu polskiego rachunku aplikacja może pobrać nazwę banku i kod SWIFT/BIC z Ewidencji Wydawców Instrumentów Płatniczych NBP. Do NBP przekazywany jest wyłącznie ośmiocyfrowy numer rozliczeniowy banku wyodrębniony z rachunku. Pełny numer rachunku nie jest przesyłany do NBP przez tę funkcję.

Rejestr REGON GUS

Jeżeli Użytkownik wybierze funkcję „Pobierz z GUS”, fv.converts.ninja przekazuje podany NIP do oficjalnej usługi API rejestru REGON prowadzonej przez Główny Urząd Statystyczny i pobiera zwrócone publiczne dane identyfikacyjne podmiotu, takie jak nazwa, REGON i adres. Komunikacja odbywa się z infrastruktury fv.converts.ninja; klucz API GUS nie jest przekazywany do przeglądarki użytkownika.

Usługa REGON może rejestrować dane techniczne żądania, w tym adres IP systemu łączącego się z usługą, datę, czas i treść zapytania, zgodnie z zasadami korzystania z API REGON. Funkcja jest uruchamiana wyłącznie na żądanie Użytkownika.

Zewnętrzne AI i LLM

Treść faktur nie jest przesyłana do publicznych usług generatywnej AI ani zewnętrznych modeli językowych w celu klasyfikowania lub interpretowania dokumentów. Podpowiedzi kategorii są przygotowywane w kontrolowanym środowisku.

Jak długo

Niezweryfikowane firmy, które nigdy nie potwierdziły dostępu w KSeF, mogą zostać przeznaczone do usunięcia po 90 dniach, z dodatkowym okresem ochronnym. Dane są przechowywane tak długo, jak jest to potrzebne do działania konta, obsługi dokumentów, bezpieczeństwa, realizacji obowiązków prawnych i obrony roszczeń. Konkretne okresy mogą zależeć od rodzaju danych i relacji z firmą korzystającą z Usługi. Operator powinien usuwać lub anonimizować dane, gdy ich dalsze przechowywanie nie ma już podstawy lub celu.

Po usunięciu konta użytkownika adres e-mail jest usuwany z aktywnego profilu, a dostęp i sesje są unieważniane. Ograniczony techniczny ślad audytowy może być zachowany bez aktywnego adresu e-mail, jeżeli jest potrzebny do integralności historii, bezpieczeństwa, obowiązku prawnego lub obrony roszczeń.

Odbiorcy i infrastruktura

Dane mogą być przetwarzane przez dostawców infrastruktury, poczty elektronicznej i innych usług technicznych niezbędnych do działania platformy, na zasadach właściwych dla danej usługi. Dane przekazywane do KSeF są przesyłane do systemu administracji publicznej zgodnie z operacją zleconą przez użytkownika.

Przy powiadomieniu SMS bramka otrzymuje numer odbiorcy, gotową treść i techniczny identyfikator wiadomości. W wariancie standardowym treść może zawierać kwotę i skróconą nazwę kontrahenta; wariant dyskretny nie zawiera tych danych. Dostawca poczty przetwarza adres i treść wiadomości e-mail.

Prawa i kontakt

W sprawach dotyczących dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, sprzeciwu lub innych praw wynikających z właściwych przepisów skontaktuj się z michal@mietlinski.pl. Zakres konkretnego prawa zależy od podstawy i charakteru przetwarzania.

Bezpieczeństwo

Opis głównych mechanizmów znajduje się na stronie Bezpieczeństwo.